Controllo

Anche in aziende di piccole e medie dimensioni i documenti sono condivisi tra persone di diverse unità organizzative in una catena di elaborazioni che tende a sfruttare tutto il contenuto informativo dei documenti stessi, anche a scopi differenti dall'originale.

Un sistema di Business Process Management integrato nell'Enterprise Content Management System migliora l'efficienza complessiva del trattamento delle informazioni, portando i contenuti sulla giusta scrivania in tempo utile sulla base della classificazione applicata al documento, assistendo nella tempestiva gestione di eccezioni quali l'assenza della persona incaricata, la delega dall'alto verso il basso, il peer review, le escalation in caso di ritardi.

I processi aziendali evolvono rapidamente in risposta alle esigenze del mercato e quindi un sistema BPM deve essere altrettanto rapidamente riconfigurabile. I workflow devono poter essere disegnati e rilasciati in tempo reale, senza richiedere sviluppi di codice o compilazione di complesse tabelle. Anche i workflow hanno quindi un time to market e devono essere versionabili, per non dover attendere il completamento dell'ultimo processo in esecuzione prima di poter rilasciare il nuovo workflow.

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Livelink ECM integra un potente motore di workflow che consente di disegnare via web in modo visuale workflow senza limiti di complessità, in grado di incanalare il processo nelle diverse alternative in funzione dei metadati e delle classificazioni applicate ai documenti trasportati dal workflow, delle informazioni fornite lungo il percorso dagli utenti via form e dei ritardi accumulati complessivamente dagli utenti nella esecuzione del workflow.

Livelink Records Management aggiunge agli automatismi di Livelink ECM la segnalazione della necessità di revisionare documenti in scadenza e la sottoposizione dei documenti "records" a cicli di vita preconfigurati in funzione del tipo documentale, secondo gli standard del Records Management.