Classificazione

La numerosità e l'eterogeneità dei documenti che vengono generati o catturati in un'azienda richiede che al documento siano applicati una o più "etichette" che consentano di rintracciarlo agevolmente ed indipendentemente dall'esame diretto del contenuto del documento stesso.

Se in un contesto "sociale" sono apprezzabili sistemi di classificazione poco formalizzati come i tag e le folksonomie, in un contesto aziendale in cui vigono procedure e responsabilità formalizzate sono necessari sistemi di classificazione formale, quali i vocabolari controllati e le tassonomie, che consentano di ricondurre l'eterogeneità iniziale di formati e canali ad un unico sistema di riferimento - comune e noto a tutta l'azienda - che consenta di uniformare la navigazione (browsing, search) superando le differenze di formato e di origine e che guidi le successive elaborazioni documentali. Perché la classificazione sia fonte di efficienza è necessario dotarsi di strumenti che permettano di:

• etichettare il più precocemente possibile i contenuti, quindi il sistema di classificazione deve essere attivabile direttamente dallo strumento informatico usato per generare / catturare il documento (Office, ERP, Email ...)
• applicare contemporaneamente più sistemi di riferimento al medesimo contenuto, per consentire una osservazione multidimensionale e secondo diversi punti di vista (es. una classificazione per tipo documentale, una per segmento di mercato, una per area geografica, una per livello di procura o confidenza ...)
• estrarre automaticamente dai contenuti quante più etichette possibili, per ridurre i costi di (ri)digitazione dei metadati (es. l'Autore dalle proprietà di Word, il cartiglio dai blocchi di AutoCAD ...)

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