Cattura

La molteplicità di canali e formati (posta cartacea ed elettronica, fax, messaggi sms e rss, documenti Office e PDF su dischi condivisi, siti internet e di ecommerce, transazioni ERP, streaming audio e video  ...) su cui transitano le informazioni da e verso l'azienda è un fattore di costo spesso sottovalutato, in termini di proliferazione di licenze software e di addestramento del personale, cui talvolta si prova a porre rimedio con interventi organizzativi quali l'istituzione di uffici "postali" centrali, che però possono introdurre colli di bottiglia nel flusso delle informazioni. Altre organizzazioni mitigano il problema riducendo il numero di canali e formati (ad esempio, accettando documenti solo in formato PDF o dismettendo i fax), ma non sempre è possibile ed opportuno imporre a clienti e fornitori i propri standard di comunicazione.

La telefonia mobile ed il web 2.0 hanno poi comportato una vera e propria rivoluzione dei paradigmi di produzione e comunicazione delle informazioni, che ha portato dalla posta elettronica agli sms fino al twitter, dal sito istituzionale al blog ed a Facebook, dal documento al video, dallo ERP al CMS, dal desktop all'ufficio virtuale.

Esiste una strategia differente dalla riduzione dei canali di comunicazione e dalla centralizzazione fisica delle funzioni di cattura delle informazioni, che mira a valorizzare gli investimenti tecnologici e formativi già effettuati integrandoli in una visione più ampia e trasversale, veramente e finalmente "Enterprise".

La suite di automazione d'ufficio, lo ERP, la posta elettronica, i canali RSS, gli scanner, i database possono essere sfruttati come altrettante reti lanciate alla cattura delle informazioni, come altrettanti punti di canalizzazione dei contenuti verso un deposito centrale, condiviso, sicuro, controllato: un Enterprise Content Management Server.

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