Archiviazione

In ogni momento della sua esistenza, il documento è archiviato in qualche luogo fisico: su un settore del disco rigido del nostro computer portatile o del server centrale, oppure sul foglio di carta appena emesso dal fax o ancora nella memoria della chiavetta USB che abbiamo in tasca. E' evidente che questi diversi luoghi non sono equivalenti dal punto di vista della sicurezza, della conservazione sul lungo periodo, della condivisione con altre persone.

D'altro canto, la quantità di documenti e dati cresce continuamente nel tempo e non è possibile conservare tutto per sempre nel luogo più vicino a noi o sul disco del server più performante. E' necessario scegliere cosa conservare, dove e per quanto tempo, procedendo ad un allontanamento graduale e controllato dell'informazione dal centro dell'organizzazione verso magazzini sempre più periferici e meno costosi, fino al momento del suo eventuale smaltimento finale. Ma proprio a causa della ingente quantità dei "pezzi", non è neppure possibile gestire questo processo senza l'ausilio di strumenti che si prendano carico del ciclo di vita del documento e del dato, rilocandolo su sistemi di memorizzazione sempre meno costosi, ma evitando nel contempo che l'informazione venga distrutta prima del tempo.

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