Ogni azienda opera in un contesto regolato da leggi, standard internazionali e procedure interne di qualità e sicurezza. Tutte queste normative richiedono il controllo, la conservazione e l'esibizione di qualche forma di documentazione, spesso prodotta da diverse unità organizzative - che a loro volta variano nel tempo - in diversi formati (mail, documenti Office, dati da ERP, fax, video ...).
D'altro canto un'azienda non può conservare per un tempo indefinito tutti i documenti e contenutiprodotti o ricevuti, ma deve provvedere ad una scelta di cosa conservare e per quanto tempo. Infine, vi sono situazioni in cui la documentazione normalmente avviata allo smaltimento deve essere mantenuta disponibile all'azienda, ad esempio come supporto per un contenzioso legale.
Il Records Management è la disciplina che aiuta le aziende a gestire secondo le norme interne ed esterne il ciclo di vita dei contenuti, migliorando l'efficienza complessiva e riducendo i rischi legali. Esistono diversi standard internazionali che definiscono le buone pratiche del Records Management. Affinché il Records Management dia risultati efficaci ed efficienti e non si traduca a sua volta in un costo, è necessario adottare un sistema di gestione specializzato, integrato nel sistema ECM aziendale ed accessibile agli utenti da diversi strumenti informatici già utilizzati quotidianamente (Office, posta elettronica, SAP ecc.)
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Open Text Records Management una soluzione completa di Records Management in grado di gestire documenti, dati SAP, posta elettronica secondo gli standard internazionali.
