C'era una volta la gestione documentale
“Enterprise Content Management” (ECM) is the technologies used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes. ECM tools and strategies allow the management of an organization's unstructured information, wherever that information exists.”
AIIM – The ECM Association
L'Enterprise Content Management (ECM) supera il concetto tradizionale di document management in diverse direzioni:
- non più solo documenti ma contenuti (messaggi di posta elettronica, report, dati da ERP, materiale multimediale ...)
- non più solo gestione di informazioni ma anche gestione dei processi che elaborano le informazioni e delle persone che collaborano nei processi
- non più solo gestione interna all'azienda, ma scambio informativo con i partner e tra sistemi
Open Text ECM Suite
Open Text ECM Suite è l'offerta integrata di Open Text per la gestione di tutti i contenuti aziendali, all'interno di processi formalizzati che coinvolgono in modo collaborativo le diverse unità organizzative. Ben oltre la tradizionale gestione documentale, Open Text ECM Suite consente di gestire le informazioni veramente a livello enterprise, abilitando gli utenti ad accedere all'intero patrimonio informativo aziendale attraverso gli strumenti informatici già conosciuti (posta elettronica, gestione risorse di Windows, SAP, Office ...) nel rispetto delle policy di riservatezza e sicurezza.
Open Text ECM Architecture
L'architettura modulare di Open Text ECM Suite ne consente una introduzione graduale in azienda, orientata a valorizzare gli investimenti tecnologici e di formazione del personale già effettuati e senza introdurre discontinuità di servizio. Ecco alcuni esempi:
- Si può partire dalla gestione documentale, riportando in un archivio centrale e sicuro i documenti oggi sparsi nelle diverse share o su sistemi documentali dipartimentali, lasciando invariata la user experience di accesso e fruizione dei documenti. Questo primo nucleo può essere esteso a riportare nel medesimo archivio i messaggi di posta elettronica di importanza aziendale, mediante dei semplici drag & drop dei messaggi in Outlook o Lotus Notes in cartelle esposte dal'ECM Server. Successivamente, si può mettere a disposizione questo patrimonio di contenuti agli utenti SAP o Oracle, perché li leghino ai processi di business gestiti dallo ERP.
- Oppure si può partire da un processo specifico (es. la gestione delle fatture passive o la gestione del ciclo di vita dei contratti)per introdurre la Suite in forma verticalizzata sul problema, avendone quindi un beneficio immediato e tangibile, per estendere via via la soluzione ad altri processi.
- Oppure si può partire dal problema tecnico di alleggerire il server di posta elettronica dai messaggi più vecchi - o l'ERP dai dati storici - per introdurre un archivio centrale che successivamente sarà esteso a gestire la documentazione prodotta in Office.
Qualunque approccio si scelga, la Suite garantisce l'estendibilità della soluzione agli altri processi / contenuti, senza perdita di informazioni e con un crescente ritorno dell'investimento effettuato in termini funzionali: ogni modulo aggiunto infatti valorizza i moduli già in uso, mettendo a disposizione di un numero crescente di utenti e processi i contenuti intercettati ed archiviati.
Trasversalmente ai contenuti ed ai processi, la Suite consente di applicare funzioni quali la classificazione assistita e la gestione del ciclo di vita secondo gli standard di Records Management internazionali.
