Ogni azienda opera in un contesto regolato da leggi, standard internazionali e procedure interne di qualità e sicurezza. Tutte queste normative richiedono il controllo, la conservazione e l'esibizione di qualche forma di documentazione, spesso prodotta da diverse unità organizzative - che a loro volta variano nel tempo - in diversi formati (mail, documenti Office, dati da ERP, fax, video ...).
D'altro canto un'azienda non può conservare per un tempo indefinito tutti i documenti e contenuti prodotti o ricevuti, ma deve provvedere ad una scelta di cosa conservare e per quanto tempo. Infine, vi sono situazioni in cui la documentazione normalmente avviata allo smaltimento deve essere mantenuta disponibile all'azienda, ad esempio come supporto per un contenzioso legale.
Il Records Management è la disciplina che aiuta le aziende a gestire secondo le norme interne ed esterne il ciclo di vita dei contenuti, migliorando l'efficienza complessiva e riducendo i rischi legali. Esistono diversi standard internazionali che definiscono le buone pratiche del Records Management. Affinché il Records Management dia risultati efficaci ed efficienti e non si traduca a sua volta in un costo, è necessario adottare un sistema di gestione specializzato, integrato nel sistema ECM aziendale ed accessibile agli utenti da diversi strumenti informatici già utilizzati quotidianamente (Office, posta elettronica, SAP ecc.)
Open Text Records Management è la componente della Open Text ECM Suite che abilita il controllo del ciclo di vita dei contenuti secondo i metodi e gli standard del Records Management, trasversalmente rispetto alla fonte (Office, ERP fax, email, scanner ...) proteggendo i contenuti da cancellazioni accidentali, gestendo in modo integrato contenuti digitali e non digitali (es. microfiche), trattenendo i documenti necessari al supporto di contenziosi legali, proponendo il passaggio a forme di archiviazione meno costose per i documenti non più necessari al business, fino alla distruzione per i documenti non permanenti.
Le principali caratteristiche di Open Text Records Management sono:
- disegno delle regole di Records Management (file plan, records series, retention ...) e loro applicazione a insiemi di contenuti, dalla interfaccia web di Open Text Document Management, da SAP, da Outlook, da Office ...
- estensione e caricamento dei metadati necessari al RM
- estensione delle funzioni di ricerca per il ritrovamento di classi di documenti in funzione dello stato nel ciclo di vita
- supporto delle regole di storage fisico dei records
- controlli periodici sullo stato dei records
- adesione agli standard internazionali del RM
- completa integrazione con le funzionalità ECM della Open Text ECM Suite
