La posta elettronica è lo strumento di circolazione delle informazioni più utilizzato nelle aziende ed ha rivoluzionato il modo di lavorare, comunicare, interagire nelle organizzazioni. Ma se non adeguatamente gestita ed integrata in una politica di gestione enterprise dei contenuti, la posta elettronica può comportare una serie di problemi, tra cui:
- la crescita continua dei costi di gestione dei sistemi di posta elettronica, per fronteggiare prestazioni calanti e archivi sempre più grandi
- l'incertezza degli utenti, costretti periodicamente a distruggere messaggi per far spazio ai nuovi per rispettare i limiti di memoria di archiviazione
- l'impossibilità di identificare, controllare, distruggere le informazioni registrate nei messaggi di posta, in accordo con le politiche interne di riservatezza e controllo di circolazione delle informazioni
- la difficoltà a esibire in modo certo messaggi di posta elettronica in caso di contenziosi (interni o esterni)
Open Text Email Management risponde positivamente a tutte queste sfide, attraverso i seguenti prodotti a funzionalità crescenti:
Open Text Email Archiving for Microsoft Exchange e Open Text Email Archiving for Lotus Notes archiviano i messaggi in storage esterni ai server Microsoft Exchange e Lotus Domino, migliorando le prestazioni del sistema di posta elettronica. GLi utenti continuano a lavorare con la loro posta come se i messaggi fossero ancora nei server, richiamandoli da Microsoft Outlook e da Lotus Notes con un click.
Open Text Email Management for Microsoft Exchange e Open Text Email Management for Lotus Notes aggiunge alle funzionalità di email archiving la capacità di trattare i messaggi come veri e propri documenti, archiviati centralmente e sottoposti alle regole aziendali di gestione documentale e di record management.
Open Text Email Monitoring for Microsoft Exchange e Open Text Email Monitoring for Lotus Notes consentono di catturare in modo automatico e trasparente le comunicazioni email di interesse aziendale ed archiviarle in un sistema sicuro ed isolato, a supporto delle necessità legali dell'azienda.
