La gestione delle informazioni è un fattore critico per il successo e la sicurezza dell'azienda. La necessità di gestire efficacemente i documenti aziendali riguarda tutta l'organizzazione e tutti i tipi di documenti, siano essi in forma cartacea o digitale. Sapere dove sono i documenti, controllare l'accesso ad essi, trovarli rapidamente, collegarli ai processi di business, archiviarli in sicurezza e distruggerli al termine del loro ciclo di vita sono requisiti fondamentali.
Il Document Management della Open Text Enterprise Content Management (ECM) Suite risponde a tutti questi requisiti, aggiungendo alle funzionalità tipiche di un gestore documentale evoluto un potente motore di workflow che consente di standardizzare in modo facile e flessibile i processi di trattamento (classificazione, validazione, distribuzione, archivizione) dei documenti. La possibilità di associare form di richiesta dati ai singoli passi estende l'uso dei workflow a processi aziendali non necessariamente documentocentriche (es. richiesta ferie) che su altre piattaforme richiederebbe lo sviluppo di codice. Le capacità del modulo sono completate da funzioni di collaborazione tra gli utenti (spazi condivisi di lavoro, compiti assegnati via workflow).
Configurazioni base
Il modulo è disponibile in due configurazioni:
- Open Text Document Management, soluzione di gestione documentale web based altamente scalabile, fornisce un unico repository affidabile e sicuro per la condivisione dei documenti in tutta l'azienda
- Open Text Content Lifecycle Management che aggiunge alle funzionalità di Open Text Document Management una completa gestione del ciclo di vita con il suo contenuto di archiviazione e di gestione dei record di capacità.
Estensioni
Per entrambe le configurazioni sono disponibili le seguenti estensioni che ampliano le funzionalità per soddisfare esigenze specifiche:
Open Text Enterprise Connect consente agli utenti di accedere direttamente da Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Microsoft Windows Explorer, Microsoft Outlook, Lotus Notes, ai loro contenuti archiviati in Open Text Document Management, Open Text Content Lifecycle Management, Open Text eDOCS (ex Hummingbird DM) e Microsoft Office SharePoint Server
Open Text Extended Collaboration estende le capacità di collaborazione tra utenti di Open Text Document Management and Open Text Content Lifecycle Management con spazi condivisi di progetto e di comunità, assegnazione di compiti, sondaggi, forum di discussione, blog, FAQ, calendari, wiki, collaborazione in tempo reale ed altro ancora
Open Text Extended Workflow estende i workflow di Open Text Document Management and Open Text Content Lifecycle Management con la firma elettronica, form PDF e un potente strumento di reporting
Open Text Knowledge Management accresce le capacità di recupero e condivisione della conoscenza di Open Text Document Management e Open Text Content Lifecycle Management con funzioni di web crawling, cartelle virtuali, classificazione automatica e ricerca estesa su più fonti
Altri Moduli rispondono a specifiche esigenze.
