La distribuzione delle informazioni è un aspetto cruciale nel ciclo di vita delle informazioni, che non può essere risolto un banale inoltro di un mail con allegato.
L'informazione è un bene deperibile, che perde rapidamente di valore se non giunge tempestivamente sulla scrivania giusta. Pensiamo ad esempio ai potenziali danni derivanti da una richiesta di offerta da parte in un prospect, alla lamentela da parte di un cliente o ad una procedura di sicurezza che arrivino troppo tardi per essere gestite. Quante volte ci è capitato di lavorare sulla base di una copia di documento arrivataci per email, per scoprire dopo qualche giorno che l'originale era cambiato ?
L'informazione poi non è un bene personale ma appartiene ad un gruppo di utenti, cui va garantita la consegna senza che il mittente si ricordi - o conosca - la composizione del gruppo. Pensiamo a quante volte ci è capitato di dimenticare qualcuno degli interessati, tagliando ed incollando elenchi di indirizzi di email: o quando abbiamo sollecitato un'azione urgente ad un collega che era in ferie, senza avvisare il suo sostituto; o quando abbiamo mandato documenti ad un collega, che nel frattempo ha cambiato mansione ?
L'informazione è un bene di valore, da riservare alle sole le persone in grado di comprenderlo ed autorizzate ad usarlo. La distribuzione dei documenti attraverso la posta elettronica è una grande comodità ma può aprire squarci nelle politiche di riservatezza, con potenziali rischi per l'azienda sia di tipo economico sia di tipo legale. Non sarebbe più sicuro far circolare un messaggio che avvisa la disponibilità del documento in un'area protetta del server anziché far circolare il documento allegato al messaggio ?
Non si tratta ovviamente di eliminare la posta elettronica, ma di riportarla al suo scopo originario - la circolazione di messaggi - togliendole il ruolo di gestore di documenti che non è in grado di svolgere correttamente. Occorre affiancare alla posta elettronica un sistema di gestione documentale, che
- instradi automaticamente un documento agli utenti
- permetta agli amministratori di scrivere facilmente regole - anche complesse - di instradamento
- avvisi gli utenti senza però inviar loro il documento in allegato; che registri l'avvenuta lettura del documento da parte dei singoli destinatari.
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Livelink Email management integra completamente la posta elettronica nella gestione documentale, consentendo non solo di trasformare in documenti i mail in ingresso con un semplice drag & drop ma anche di automatizzare la classificazione ed il successivo dispacciamento dei messaggi sulla base dei metadati (es. mittente, soggetto) e del testo del messaggio, incluso il testo degli allegati.
Livelink ECM contiene un potente motore di workflow in grado di realizzare regole complesse e variabili nel tempo di instradamento dei documenti, gestendo anche politiche di escalation in funzione del ritardo di trattamento dell'informazione. Inoltre registra tutti gli accessi ai documenti, consentendo di verificare se un documento è stato aperto e quando da chi.
