Le informazioni necessarie ai processi aziendali entrano ed escono attraverso una molteplicità di canali e formati (posta cartacea ed elettronica, fax, messaggi sms e rss, documenti Office e PDF su dischi condivisi, siti internet e di ecommerce, transazioni ERP, streaming audio e video ...) che, se non adeguatamente governata, introduce nell'azienda costi aggiuntivi in termini di licenze software, addestramento del personale, conversione di formato, digitazioni ripetute degli stessi metadati, riclassificazioni, stampe superflue, armonizzazione delle politiche di validazione, protezione e di distribuzione dei contenuti, manutenzione dei sistemi di qualità e sicurezza, ampliamento dei sistemi di storage e degli spazi di magazzino, per citare i più comuni casi di inefficienza legata ad una cattiva gestione dei contenuti aziendali.
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Ma non è solo un problema di inefficienza: l'assenza di un sistema standardizzato di trattamento delle informazioni, che ne tracci in modo certo il ciclo di vita dalla creazione / ricevimento allo smaltimento finale, espone l'azienda a rischi - anche di natura legale - derivanti da scelte basate su documenti di incerta origine e validazione, circolati tardi e sulle scrivanie sbagliate, presenti in versioni differenti magari proprio sugli aspetti più controversi, distrutti prima del tempo.
Per ridurre inefficienze e rischi derivanti da una gestione frammentata e non tracciata delle informazioni, è necessario riesaminare ogni fase del ciclo di vita dei contenuti (cattura, classificazione, controllo, distribuzione, archiviazione) in azienda, al fine di introdurre dove necessario metodi e strumenti che fluidifichino e controllino il flusso dei documenti, valorizzando gli investimenti già effettuati dall'azienda in termini di licenze ed addestramento del personale.
