Le decisioni assunte in azienda hanno effetti sui rapporti con soci, clienti, dipendenti, fornitori ed enti di controllo. Il Record Management è un metodo (basato su standard internazionali) per tenere traccia delle decisioni assunte in azienda, per poterle documentare anche in contesti legali. Open Text Records Managementè la soluzione di RM integrata con la gestione documentale e SAP.
In ogni momento della sua esistenza, il documento è archiviato in qualche luogo fisico: su un settore del disco rigido del nostro computer portatile o del server centrale, oppure sul foglio di carta appena emesso dal fax o ancora nella memoria della chiavetta USB che abbiamo in tasca. E' evidente che questi diversi luoghi non sono equivalenti dal punto di vista della sicurezza, della conservazione sul lungo periodo, della condivisione con altre persone.
Anche in aziende di piccole e medie dimensioni i documenti sono condivisi tra persone di diverse unità organizzative in una catena di elaborazioni che tende a sfruttare tutto il contenuto informativo dei documenti stessi, anche a scopi differenti dall'originale.
Un sistema di Business Process Management integrato nell'Enterprise Content Management System migliora l'efficienza complessiva del trattamento delle informazioni, portando i contenuti sulla giusta scrivania in tempo utile sulla base della classificazione applicata al documento, assistendo nella tempestiva gestione di eccezioni quali l'assenza della persona incaricata, la delega dall'alto verso il basso, il peer review, le escalation in caso di ritardi.
“Enterprise Content Management” (ECM) is the technologies used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes. ECM tools and strategies allow the management of an organization's unstructured information, wherever that information exists.”
AIIM – The ECM Association
L'Enterprise Content Management (ECM) supera il concetto tradizionale di document management in diverse direzioni:
Ogni azienda opera in un contesto regolato da leggi, standard internazionali e procedure interne di qualità e sicurezza. Tutte queste normative richiedono il controllo, la conservazione e l'esibizione di qualche forma di documentazione, spesso prodotta da diverse unità organizzative - che a loro volta variano nel tempo - in diversi formati (mail, documenti Office, dati da ERP, fax, video ...).
D'altro canto un'azienda non può conservare per un tempo indefinito tutti i documenti e contenutiprodotti o ricevuti, ma deve provvedere ad una scelta di cosa conservare e per quanto tempo. Infine, vi sono situazioni in cui la documentazione normalmente avviata allo smaltimento deve essere mantenuta disponibile all'azienda, ad esempio come supporto per un contenzioso legale.
Ogni azienda opera in un contesto regolato da leggi, standard internazionali e procedure interne di qualità e sicurezza. Tutte queste normative richiedono il controllo, la conservazione e l'esibizione di qualche forma di documentazione, spesso prodotta da diverse unità organizzative - che a loro volta variano nel tempo - in diversi formati (mail, documenti Office, dati da ERP, fax, video ...).
D'altro canto un'azienda non può conservare per un tempo indefinito tutti i documenti e contenuti prodotti o ricevuti, ma deve provvedere ad una scelta di cosa conservare e per quanto tempo. Infine, vi sono situazioni in cui la documentazione normalmente avviata allo smaltimento deve essere mantenuta disponibile all'azienda, ad esempio come supporto per un contenzioso legale.
La posta elettronica è lo strumento di circolazione delle informazioni più utilizzato nelle aziende ed ha rivoluzionato il modo di lavorare, comunicare, interagire nelle organizzazioni. Ma se non adeguatamente gestita ed integrata in una politica di gestione enterprise dei contenuti, la posta elettronica può comportare una serie di problemi, tra cui:
In ogni momento della sua esistenza, il documento è archiviato in qualche luogo fisico: su un settore del disco rigido del nostro computer portatile o del server centrale, oppure sul foglio di carta appena emesso dal fax o ancora nella memoria della chiavetta USB che abbiamo in tasca. E' evidente che questi diversi luoghi non sono equivalenti dal punto di vista della sicurezza, della conservazione sul lungo periodo, della condivisione con altre persone.
Anche in aziende di piccole e medie dimensioni i documenti sono condivisi tra persone di diverse unità organizzative in una catena di elaborazioni che tende a sfruttare tutto il contenuto informativo dei documenti stessi, anche a scopi differenti dall'originale.
La posta elettronica è lo strumento di circolazione delle informazioni più utilizzato nelle aziende ed ha rivoluzionato il modo di lavorare, comunicare, interagire nelle organizzazioni. Ma se non adeguatamente gestita ed integrata in una politica di gestione enterprise dei contenuti, la posta elettronica può comportare una serie di problemi, tra cui:
