Stanco di aspettare che le lettere arrivino dall'ufficio postale aziendale sulla tua scrivania? Scocciato dal non sapere se quel fax così importante sia arrivato o meno? Irritato dallo smarrimento di corrispondenza?
Open Text Correspondence Tracking aiuta le organizzazioni nel tracciare la corrispondenza in ingresso, migliorando il coordinamento e la comunicazione tra i diversi uffici attraverso l'automazione del trattamento (cattura, catalogazione, distribuzione, archiviazione, generazione risposte) di lettere, fax, mail e note prese in seguito ad una telefonata.
La nostra posta elettronica è piena di documenti allegatiai messaggi: l'email è veloce e facile da usare ed è il più usato canale di comunicazione con l'esterno. Ma quante volte ci capita di perdere ore a cercare un documento nella nostra mail, dove il problema non è tanto trovare una copia del documento, quanto il capire quale tra le dieci copie scambiate coi colleghi sia quella "buona"?
Non è quindi un caso che Open Text preveda parecchie soluzioni per portare i mail sotto il controllo della gestione documentale:
Il 90% delle informazioni viaggia in documenti e mail. Riprendi il controllo portandoli dentro SAP.
Con SAP Extended ECM by Open Text consulti da SAP documenti e mail, associandoli a Clienti e Fornitori direttamente da Microsoft Office, Outlook e scanner. ID Technology realizza per te questa soluzione, estendendola se vuoi alla conservazione sostitutiva.
I principali vendor di soluzioni di Content Management si sono accordati per uno standard che garantisca la possibilità di scambiare documenti tra i diversi prodotti: agli inizi di maggio 2010 CMIS (Common Management Interoperability Services) è stato riconosciuto dall'OASIS, il consorzio internazionale che definisce gli standard per lo scambio di informazioni.
I principali moduli della Suite Open Text Content Server sono:
Document Management, fornisce l'archivio centrale e sicuro per tutti i documenti aziendali (Office, CAD, PDF ecc.) con tutte le funzionalità per la loro organizzazione, distribuzione, classificazione, controllo accesso, gestione delle versioni, audit, ricerca e per il disegno e rilascio dei worfkflow di automazione dei processi
Email Management and Archiving integra nella gestione documentale la posta elettronica, sottoponendola ai medesimi criteri di sicurezza e classificazione della documentazione tradizionale e permettendo un uso più efficiente dei server di email
Mail, lettere, fax, fatture, ordini, tabelle ... Cattura le informazioni là dove sono disponibili con gli strumenti che già conosci, portandoli in un deposito centrale e sicuro a servizio di tutta l'azienda.
Open Text ECM Suiteè la soluzione unica per la gestione di tutti i contenuti aziendali, accessibile da Office, Outlook, Sharepoint, Lotus Notes, CAD, SAP.
In ogni momento della sua esistenza, il documento è archiviato in qualche luogo fisico: su un settore del disco rigido del nostro computer portatile o del server centrale, oppure sul foglio di carta appena emesso dal fax o ancora nella memoria della chiavetta USB che abbiamo in tasca. E' evidente che questi diversi luoghi non sono equivalenti dal punto di vista della sicurezza, della conservazione sul lungo periodo, della condivisione con altre persone.
La distribuzione delle informazioni è un aspetto cruciale nel ciclo di vita delle informazioni, che non può essere risolto un banale inoltro di un mail con allegato.
L'informazione è un bene deperibile, che perde rapidamente di valore se non giunge tempestivamente sulla scrivania giusta. Pensiamo ad esempio ai potenziali danni derivanti da una richiesta di offerta da parte in un prospect, alla lamentela da parte di un cliente o ad una procedura di sicurezza che arrivino troppo tardi per essere gestite. Quante volte ci è capitato di lavorare sulla base di una copia di documento arrivataci per email, per scoprire dopo qualche giorno che l'originale era cambiato ?
La molteplicità di canali e formati (posta cartacea ed elettronica, fax, messaggi sms e rss, documenti Office e PDF su dischi condivisi, siti internet e di ecommerce, transazioni ERP, streaming audio e video ...) su cui transitano le informazioni da e verso l'azienda è un fattore di costo spesso sottovalutato, in termini di proliferazione di licenze software e di addestramento del personale, cui talvolta si prova a porre rimedio con interventi organizzativi quali l'istituzione di uffici "postali" centrali, che però possono introdurre colli di bottiglia nel flusso delle informazioni.
In ogni momento della sua esistenza, il documento è archiviato in qualche luogo fisico: su un settore del disco rigido del nostro computer portatile o del server centrale, oppure sul foglio di carta appena emesso dal fax o ancora nella memoria della chiavetta USB che abbiamo in tasca. E' evidente che questi diversi luoghi non sono equivalenti dal punto di vista della sicurezza, della conservazione sul lungo periodo, della condivisione con altre persone.
La distribuzione delle informazioni è un aspetto cruciale nel ciclo di vita delle informazioni, che non può essere risolto un banale inoltro di un mail con allegato.
La molteplicità di canali e formati (posta cartacea ed elettronica, fax, messaggi sms e rss, documenti Office e PDF su dischi condivisi, siti internet e di ecommerce, transazioni ERP, streaming audio e video ...) su cui transitano le informazioni da e verso l'azienda è un fattore di costo spesso sottovalutato, in termini di proliferazione di licenze software e di addestramento del personale, cui talvolta si prova a porre rimedio con interventi organizzativi quali l'istituzione di uffici "postali" centrali, che però possono introdurre colli di bottiglia nel flusso delle informazioni.
