Stanco di aspettare che le lettere arrivino dall'ufficio postale aziendale sulla tua scrivania? Scocciato dal non sapere se quel fax così importante sia arrivato o meno? Irritato dallo smarrimento di corrispondenza?
Open Text Correspondence Tracking aiuta le organizzazioni nel tracciare la corrispondenza in ingresso, migliorando il coordinamento e la comunicazione tra i diversi uffici attraverso l'automazione del trattamento (cattura, catalogazione, distribuzione, archiviazione, generazione risposte) di lettere, fax, mail e note prese in seguito ad una telefonata.
La nostra posta elettronica è piena di documenti allegatiai messaggi: l'email è veloce e facile da usare ed è il più usato canale di comunicazione con l'esterno. Ma quante volte ci capita di perdere ore a cercare un documento nella nostra mail, dove il problema non è tanto trovare una copia del documento, quanto il capire quale tra le dieci copie scambiate coi colleghi sia quella "buona"?
Non è quindi un caso che Open Text preveda parecchie soluzioni per portare i mail sotto il controllo della gestione documentale:
Le decisioni assunte in azienda hanno effetti sui rapporti con soci, clienti, dipendenti, fornitori ed enti di controllo. Il Record Management è un metodo (basato su standard internazionali) per tenere traccia delle decisioni assunte in azienda, per poterle documentare anche in contesti legali. Open Text Records Managementè la soluzione di RM integrata con la gestione documentale e SAP.
La posta elettronica è un ottimo strumento di comunicazione, ma un pessimo sistema di archiviazione: non consente di controllare la circolazione dei documenti né le versioni né di ritrovarli se non li si è ricevuti. Open Text Email Managementtrasforma i messaggi in documenti catalogati ed archiviati in modo sicuro e tracciato.
La distribuzione delle informazioni è un aspetto cruciale nel ciclo di vita delle informazioni, che non può essere risolto un banale inoltro di un mail con allegato.
L'informazione è un bene deperibile, che perde rapidamente di valore se non giunge tempestivamente sulla scrivania giusta. Pensiamo ad esempio ai potenziali danni derivanti da una richiesta di offerta da parte in un prospect, alla lamentela da parte di un cliente o ad una procedura di sicurezza che arrivino troppo tardi per essere gestite. Quante volte ci è capitato di lavorare sulla base di una copia di documento arrivataci per email, per scoprire dopo qualche giorno che l'originale era cambiato ?
La molteplicità di canali e formati (posta cartacea ed elettronica, fax, messaggi sms e rss, documenti Office e PDF su dischi condivisi, siti internet e di ecommerce, transazioni ERP, streaming audio e video ...) su cui transitano le informazioni da e verso l'azienda è un fattore di costo spesso sottovalutato, in termini di proliferazione di licenze software e di addestramento del personale, cui talvolta si prova a porre rimedio con interventi organizzativi quali l'istituzione di uffici "postali" centrali, che però possono introdurre colli di bottiglia nel flusso delle informazioni.
Founded in 1972 by five IBM employees, SAP has over 27,000 staff worldwide. More than 5,400 of them work in software development. With corporate headquarters in Waldorf, Germany, and branch offices in over 50 countries, SAP posted revenues of Euro 7,341 million in 2001.
For SAP, the global leader in providing e-business software solutions, email communication is the backbone of the internal and external exchange of information. SAP uses Microsoft Exchange servers for its email traffic, with a total of 50 servers worldwide.
La posta elettronica è lo strumento di circolazione delle informazioni più utilizzato nelle aziende ed ha rivoluzionato il modo di lavorare, comunicare, interagire nelle organizzazioni. Ma se non adeguatamente gestita ed integrata in una politica di gestione enterprise dei contenuti, la posta elettronica può comportare una serie di problemi, tra cui:
La distribuzione delle informazioni è un aspetto cruciale nel ciclo di vita delle informazioni, che non può essere risolto un banale inoltro di un mail con allegato.
La molteplicità di canali e formati (posta cartacea ed elettronica, fax, messaggi sms e rss, documenti Office e PDF su dischi condivisi, siti internet e di ecommerce, transazioni ERP, streaming audio e video ...) su cui transitano le informazioni da e verso l'azienda è un fattore di costo spesso sottovalutato, in termini di proliferazione di licenze software e di addestramento del personale, cui talvolta si prova a porre rimedio con interventi organizzativi quali l'istituzione di uffici "postali" centrali, che però possono introdurre colli di bottiglia nel flusso delle informazioni.
La posta elettronica è lo strumento di circolazione delle informazioni più utilizzato nelle aziende ed ha rivoluzionato il modo di lavorare, comunicare, interagire nelle organizzazioni. Ma se non adeguatamente gestita ed integrata in una politica di gestione enterprise dei contenuti, la posta elettronica può comportare una serie di problemi, tra cui:
